La gestion du temps

La méthode GTD « Getting Things Done »

Inventée en 2001 par David Allen, la méthodologie du GTD ou « l'art de faire en sorte que les choses soient faites » se décline en 5 étapes successives : Collecter, traiter, organiser, réviser, agir.

Étape 1 - Collecter : Il s'agit en premier lieu de dresser un inventaire exhaustif de tout ce que nous devons réaliser : actions, idées, préoccupations (...) et de le porter sur un support unique (feuille, agenda ou fichier informatique).

Étape 2 - Clarifier ou Traiter : Il s'agit ensuite de passer en revue chaque action pour clarifier sa priorité et décider de son traitement immédiat.

Étape 2 - GTD : pour chaque action listée répondre aux questions : Cette action est-elle prioritaire et puis-je enclencher quelque chose tout de suite ?

Oui
Cela prend-il moins de 2 minutes ?

Oui
Traiter l'action immédiatement
Non
Passer à l'étape 3 « organiser »

Non

Éliminer l'action
Archiver l'action dans un classement « à traiter plus tard »

Étape 3 - Organiser: Cette étape consiste à classer et organiser les tâches. Chaque tâche unique est priorisée et classée dans une liste « actions prioritaires ». Les actions non prioritaires sont classées dans une rubrique « actions non urgentes ». Les projets, classés par ordre de priorité, sont regroupés dans une « liste de projets ». On estime la durée de réalisation de toutes les actions intermédiaires et on décide de celles à déléguer. Pour chaque projet, les outils et les références documentaires utiles sont disposés dans un classement spécifique « références ». Un autre classement « en attente » permet de recenser tous les travaux, courriels, informations, attendus d'autres personnes.

Étape 4 -?Planifier et Réviser: Les projets précédemment définis sont traités en « mode projet ». Leur réalisation est planifiée ; la date de mise en oeuvre et le délai de réalisation de chaque action sont définis en veillant à la cohérence de l'ensemble. Selon le type de projet, l'évaluation peut être journalière ou hebdomadaire, elle doit être qualitative et quantitative.

Étape 5 - Agir : C'est en faisant coïncider la disponibilité du moment présent avec la hiérarchisation préalablement effectuée dans les étapes 1 à 4 que l'on peut de se mettre efficacement en action. De combien de temps je dispose à l'instant ? Quelle action est prioritaire ? Suis-je dans de bonnes conditions de concentration pour ce travail ? Ai-je tous les éléments nécessaires ?

La méthode Getting Things Done permet ainsi de trier, de prioriser et de quantifier le travail.

Les méthodes de gestion du temps de 4^e génération

Les méthodes de gestion du temps de 4e génération proposent de prendre en compte nos aspirations profondes pour définir nos priorités et nos actions. Elles s'illustrent par la symbolique de la montre et de la boussole. La montre évoque les listes, les plannings et méthodes d'organisation utilisées pour gérer efficacement le temps. La boussole représente la vision et les valeurs auxquelles on adhère ainsi que les finalités qui nous inspirent. Il est fondamental de savoir écouter ses besoins essentiels. Cela consiste à intégrer dans notre emploi du temps nos besoins physiques ; faire de l'exercice physique préserve notre santé et notre moral, nos besoins sociaux ; l'inter- relation avec les autres est nécessaire à notre équilibre, nos besoins intellectuels et culturels ; l'être humain est construit pour apprendre, transmettre, se cultiver, s'émerveiller, et nos besoins spirituels comme donner du sens à nos vies ou être en harmonie avec nos valeurs. C'est le défi que proposent les méthodes de 4^e génération.